조직의 숨은 문제를 해결하는 '오프보딩’?

인공지능 채용 시스템을 이용해 우수한 인재를 채용할 수는 있지만, 퇴사를 처리하는 과정은 결국 사람이 해야 합니다. 퇴사자와 아름답게 헤어지기란 쉬운 일이 아닌데요. 경쟁이 더욱 치열해지고 조직 구성원과 관련된 의사결정의 중요성과 파급력이 점차 확대되는 상황에서 브랜드 전략 차원에서도 퇴사자와의 이별을 위해 어떤 노력을 해야 하는지 고민도 커지고 있어요.

 

# 오프보딩이 중요한 이유

보통 기업은 온보딩 프로세스에 많은 공을 들입니다. 긍정적인 기업 이미지를 심고, 입사자가 조직 문화에 빠르게 적응할 수 있도록 웰컴 키트부터 여러 이벤트를 구성하죠. 기업 평판에 있어서 온보딩 만큼 중요한 것이 바로 오프보딩이랍니다.

 

오프보딩(off-boarding)은 ‘배에서 내린다’는 뜻으로, 조직을 떠나는 퇴사자가 조직생활을 잘 마무리할 수 있도록 지원하는 과정을 의미하지요. 오프보딩은 기업과의 관계를 최종 마무리하는 단계이기 때문에 그동안 조직과 함께 한 시간을 어떻게 기억하느냐를 결정하게 되는 기간입니다. 긍정적인 오프보딩이 중요한 이유는 무엇일까요?

 

기업 평판 관리

퇴사 절차를 온보딩만큼 잘 구성하면, 퇴사자는 기업에 대해 좋은 인식을 남길 수 있어요. 최근에는 SNS의 영향력이 커지면서 자신이 근무한 기업 후기를 남기는 경우가 많은데요. 퇴사자를 배신자로 몰거나 따가운 눈초리를 주어 마지막 인상을 나쁘게 남기면 기업 평판에도 악영향을 미칠 수밖에 없어요. 기업 평판뿐 아니라 이후 퇴사자가 고객사나 공급업체가 되거나 재입사를 해 다시 기업과 관계를 맺을 수도 있기 때문에 근시안적으로 판단할 것이 아니라 더 멀리 내다보고 긍정적인 오프보딩 프로세스를 구성하는 것이 필요합니다.

 

1) 퇴사자 경험 청취

퇴사자와 퇴사 면담을 진행하며, 퇴사 사유를 수집하고, 이를 기업 문화 개선을 위해 활용한다면 조직 문화를 개선해 갈 수 있어요. 직원들의 이직률이 높아지고 있다면 퇴사자의 이야기를 듣는 것은 더욱 중요한데요. 이들의 쓴소리는 조직의 숨은 문제를 발견하고 기업을 발전시키는 데에 많은 도움이 된답니다.

 

2) 지적 자산 유출 방지

직원이 생산하는 자료와 데이터는 기업의 자산이에요. 하지만 퇴사자 대다수가 큰 문제의식 없이 일부 데이터를 갖고 퇴사하고 있어요. 퇴사 절차에 보안 유지 사항을 포함하는 것은 기업의 핵심기술이나 기밀사항을 빼돌리는 산업스파이를 예방하는 데에 큰 목적이 있습니다. 퇴사자의 사내 통신망과 클라우드 시스템 계정, 이메일 계정 등 모든 시스템에 접근하는 것을 차단하고, 무엇을 가지고 나갈 수 없는지 명시한 문서에 서명하도록 해야 한답니다. 오프보딩에서 퇴사자에게 보안의 중요성을 여러 번 강조합니다.

 

3) 법적 리스크 예방

보통 사람들은 재직하는 동안에는 노동 조건에 대한 불만이나 위법 사실에 대한 문제 제기를 하지 않아요. 하지만, 퇴직 시점이나 이후에 법적 문제를 제기하는 경우가 상대적으로 많죠. 이러한 법적 리스크를 줄이기 위해서는 퇴사 사유와 절차, 문서 등을 명확하게 확인하고 관리하는 것이 중요하죠.

 

# 오프보딩 프로세스

오프보딩 프로세스는 온보딩 프로세스와 마찬가지로 기업마다 다를 수 있어요. 퇴직자의 마음을 되돌릴 수 없다면 인수인계, 개인 용품과 PC의 개인정보 정리, 물품 반납, 사원증 반납, 사내 통신망의 이메일 백업과 삭제, 퇴직금, 경력 증명서, 추천서 등을 퇴사자 입장에서 배려하고 오프로드 프로세스를 꼼꼼하게 챙겨야 합니다.

 

1) 퇴사 면담

재직자가 퇴사 의사를 밝히면 직속 상사와 개별 퇴사 면담을 진행해요. 이후 HR 담당자도 퇴사 면담을 합니다. 이 과정에서 퇴사 사유를 듣고 조직에 어떤 개선이 필요한지 확인하는 것이 중요합니다. 또한, 퇴직금이나 필요 서류도 꼼꼼하게 확인해야 하죠.

 

2) 인수인계 안내

퇴사자가 직속 상사와 함께 효과적으로 후임자에게 업무를 인수인계할 수 있도록 퇴사 면담에서 요청해요. 퇴사자가 어떻게 인수인계 하느냐는 추후 그 자리를 맡는 구성원의 성과와도 직결돼요. 인수인계는 너무 긴 기간을 잡기보다 되도록 2주 정도로 계획하는데요. 그 이상 시간을 들여도 모든 내용을 전달할 수는 없어요. 퇴사자보다 남아 있는 구성원에게 더 집중하는 것이 좋답니다.

 

3) 장비 수거 및 보안 유지 서약

지급했던 모든 장비를 초기화해 반납하도록 하고, 퇴사자가 가지고 있는 기업의 모든 접근 권한을 종료합니다. 또한, 기업의 영업 비밀, 지적재산, 기타 회사 자산을 보유하지 않는다는 증명서와 기밀 유지 서약서를 작성하도록 양식을 제공합니다.

 

4) 연락처 제공

퇴사자가 퇴사 면담에서 전달하고픈 내용을 빠트렸다면 이후에 연락할 수 있도록 연락처를 제공합니다.

 

5) 전직 지원 서비스

기업에 따라 퇴사자가 다른 직업을 찾을 수 있도록 전직 지원 서비스를 제공하는 경우도 있어요. 이는 기업이 구성원을 내보내는 경우 활용되는 서비스인데요. 재직자의 불안을 덜고, 기업 평판에서 직원을 중시한다는 이미지를 형성할 수 있어서 이후 인재 확보에도 영향을 미칩니다.

 

< CASE STUDY > 　 넷플릭스에는 퇴사자가 남은 재직자에게 마지막으로 '부검 메일(postmortem email)'을 보내는 문화가 있어요. 　 퇴직 전 2주 동안 퇴사자가 초안을 작성한 뒤 직속 상사, HR담당자와 논의해서 완성하는데요. 　 5가지 주제를 이야기 나누며 최대한 상세히 기록합니다.   　 1. 왜 회사를 떠나는지 (다른 직원들이 이해할 수 있는 이유) 　 2. 회사에서 배운 것 (새로 배운 것과 경험한 것) 　 3. 회사에 아쉬운 점 (회사가 이랬다면 퇴사하지 않았을 것을 전제로 작성) 　  4. 앞으로의 계획 (이직하는 직장과 대략적인 업무 내용) 　  5. 회사에 전하고 싶은 메시지 　  　 + 직원을 떠나 보내는 넷플릭스의 입장 　부검 메일의 장점은 분명합니다. 퇴사자가 쓴 내용에서 구성원의 경험을 확인하고 조직 문화를 검토할 수 있어요. 　이를 통해 조직의 숨은 문제점을 발견하고 고칠 수도 있고, 다른 직원들이 퇴사자가 왜 떠나는지 알게 되어서     근거 없는 소문이 사내에 퍼지는 것을 예방할 수 있습니다.

 

조직에 새로 들어오는 사람을 잘 안착시키는 온보딩도 중요하지만, 이제 조직에서 떠나는 사람에게도 어떻게 조직을 기억하는지가 중요해지고 있어요. 이에 따라 오프보딩을 통해 핵심 인재의 이탈 위험성을 사전에 파악해 관리하고, 높은 성과를 낼 만한 잠재력 있는 인재를 미리 확보하려는 기업들이 늘어나고 있답니다. 오프보딩의 변화는 결국 회사의 브랜딩 전략과 채용 유인성 제고에도 기여합니다. 이제는 퇴사자의 빈자리를 빠르게 채우는 것보다 퇴사자와 아름답게 헤어지는 법을 연구해야 할 때입니다.