사회초년생을 위한 자주 쓰는 업무 용어 총정리!

외롭고 힘들었던 취준 생활이 끝나고 드디어 첫 출근을 하는 날이 왔습니다. 무슨 일이든 할 수 있을 것 같은 마음가짐으로 출근은 하였지만, 처음 듣는 업무 용어에 당황스러운 경험들도 있어요. 혹은 현재 사회초년생이라 아직 업무 용어가 익숙하지 않은 분들도 계실 거예요. 예비 직장인 혹은 사회초년생들이라면 특히 주목해서 봐야 할 직장 생활 필수 업무 용어를 총정리 해드리도록 하겠습니다.

 

# 영어단어 축약형

ASAP

As Soon As Possible의 약자로 보통 ‘아삽’ 또는 ‘에이셉’이라고 부릅니다. ‘가능한 한 빨리’의 의미를 담고 있어 보통 급하게 처리해야 할 업무를 뜻해요. 누군가 ASAP라고 말을 한다면 우선적으로 처리해야 하는 업무입니다.

 

R&R

Role and Responsibility의 줄임말로 담당자나 부서가 수행해야 할 업무, 역할, 책임, 권한 등을 의미합니다. 어떤 업무가 주어졌을 때, 누가 어떤 내용을 맡아서 처리해야 하는지를 전달할 때 사용하는 단어입니다. 예를 들면 “이번 프로젝트에서 DB님의 R&R은 oo입니다.”라고 말해요.

 

팔로우업

Follow-up이라는 말로 어떤 일의 후속 조치, 추후 관리, 지속적 관리를 의미해요. 문서의 경우에는 내용을 추가하라는 뜻이며 그 밖의 경우에는 업무를 지속적으로 확인하여 챙겨 달라는 의미입니다.

 

TBD

To Be Determined의 약자로 아직 결정되지 않은 사항이나 추후 결정되는 사항이 있을 때 사용되는 용어입니다. 주로 기획안이나 보고서에 자주 쓰이며, 어떤 항목 옆에 TBD라고 적혀 있으면 아직 미정인 사항이라고 생각하시면 돼요.

 

CC

Carbon Copy의 약자로 메일 참조를 뜻해요. 같은 내용의 메일을 다른 사람에게도 보내는 기능입니다. 주 수신인 외에 해당 업무에 관련된 다른 사람들을 함께 참조에 포함시켜 발송하는 것을 뜻해요.

 

FYI

For Your Information의 줄임말로 ‘참고로 말하자면’, ‘참고하세요’라는 의미를 담고 있어요. 주로 어떤 자료나 기사를 전달하거나 아이디어를 공유할 때 해당 내용의 모든 사항을 참고하라는 의미로 사용하곤 합니다. 만약 FYI가 적힌 메일이나 문서를 받았다면 보다 주의 깊게 읽어 주시는 것이 좋아요.

 

# 헷갈리는 용어

지출결의서/세금계산서

절대 헷갈리면 안 되는 ‘돈’관련 서류에 대해 알아보도록 할게요. 지출결의서와 세금계산서는 비용을 처리하기 위한 서류라는 점은 같지만, 작성 시점이 다릅니다. 지출결의서는 예상되는 지출 금액을 사전에 요청해 승인받기 위한 서류인 반면, 세금계산서는 발생한 수익에 대해 부가가치세를 징수하였음을 증명하는 문서라고 할 수 있어요.

 

세금계산서는 거래 증빙용으로 주로 기업 간에 주고받으며, 지출결의서는 필요한 금액을 사용하기 위해 회사 내부에 제출하는 서류입니다. 그렇기 때문에 세금 계산서는 거래처의 이름이 들어가고 지출 결의서는 부서명이 들어가는 것이 일반적입니다.

 

품의서/기안서

두 서류는 위 상사에게 의사 결정을 요청한다는 공통점이 있습니다. 하지만 어떤 결정을 요청하는지에 따라 기안서를 작성할지, 품의서를 작성할 것인지가 달라져요. 기안서는 기업에서 발생한 문제의 해결책, 또는 새로운 제안, 변경 등에 대해 승인받기 위해 작성하고, 품의서는 경비를 포함하여 업무 진행에 필요한 전반적인 사안들에 대한 결재권자의 승인을 요청하는 문서입니다. 또한 기안서는 기업의 입장, 의견 등을 표명하기 위해 사용되기도 하는 반면, 품의서는 기업 내부에서만 사용된다는 점도 다른 점이라고 할 수 있어요.

 

경위서/시말서

두 서류 모두 문제가 발생했을 때 작성하는 서류라는 것은 알고 계실 거예요. 그러나 경위서와 시말서의 작성 이유는 같지 않습니다. 경위서는 상황이 왜 이렇게 되었는지, 문제의 원인에 대해서 찾길 원하는 경우가 대부분이고 시말서는 반성문과 같은 느낌의 서류입니다.

 

시말서는 업무 과실에 대한 사유를 기재하는 것입니다. 그래서 안에 들어가는 내용도 경위서는 해당 사건이 언제, 어떻게 일어났는지를 작성한다면, 시말서는 작성자의 위반 내용과 자신의 잘못을 인정하고 재발 방지 및 그에 대한 대책을 작성합니다. 따라서 시말서의 경우 책임을 인정하고 다시는 이런 실수를 하지 않겠다는 다짐 위주로 작성하는 것이 좋아요.

 

결제/결재

많은 사람들이 가장 많이 헷갈려 하는 단어입니다. 업무를 하며 정말 많이 사용하는 단어이지만, 어느 단어를 언제 사용해야 하는지 고민될 때가 많으셨을 거예요. ‘금융과 관계되어 어떤 금액을 치른다.’는 뜻을 담고 싶다면 결제(決濟)를, ‘안건을 검토해 승인한다.’는 뜻을 전하고 싶다면 결재(決裁)를 사용하시면 됩니다. 보통 상사에게 서류를 검토 받을 때 사용하는 단어는 결재, 물건을 사고 금액을 치를 때는 결제입니다!

 

오늘은 일상생활에서는 잘 쓰이지 않아 몰랐던 업무 용어들을 총정리 해 보았어요. 낯설고 헷갈리더라도 자주 쓰다 보면 익숙해지고, 업무에서 사용하다 보면 쉽고 빠른 커뮤니케이션이 될 수 있습니다. 오늘 소개해 드린 업무 용어들만 알아도 회사일을 조금은 더 수월하게 하실 수 있을 거예요. 여러분의 슬기로운 2023 직장 생활을 응원합니다!