언제 어디서나 스마트하게 일한다! 스마트오피스 도입한 DB Inc.

코로나19에 대한 국가 대응이 엔데믹 체제로 전환되면서, 재택근무를 시행하던 기업들도 차츰 사무실로 복귀하고 있는 추세다. 이 중 많은 기업들이 전원 회사 출근이 아닌, 재택과 출근을 혼합한 하이브리드 근무나 고정된 좌석이 없는 자율좌석제, 기존 사무실에 출근하지 않는 거점 오피스 근무 등 다양한 형태의 일하는 방식을 택하고 있다. 최근 사무실 환경을 개선하고 스마트오피스 운영에 들어간 DB Inc.를 찾아 스마트워크 도입이 확산되고 있는 배경과 이용자 목소리를 들었다.

 

#스마트오피스 도입과 준비 과정

4차 산업혁명과 코로나19 기간을 지나며 효율적이고 생산적으로 일할 수 있는 근무여건에 대한 중요도와 관심이 크게 높아졌다. 급변하는 시대 상황에 발 빠르게 대처하기 위해서는 일하는 방식의 변화와 조직문화의 개선이 필요하기 때문이다.

 

서울 강남구 DB삼성동빌딩에 자리한 DB Inc.는 지난 7월 25일 업무 형태나 특성, 개인성향에 따라 업무공간을 자유롭게 선택하는 좌석 공유 시스템을 기반으로 스마트오피스를 오픈했다. 직원들은 사무실 현관에 설치된 터치스크린 방식의 좌석예약시스템을 통해 업무 좌석을 자유롭게 선택할 수 있다. 스마트오피스 프로젝트를 물심양면으로 지원한 신기술추진실 김상동 상무는 DB에 근무하는 계열사 직원 누구든 DB삼성동빌딩 스마트오피스를 이용할 수 있다며 환영 인사를 건넸다.

 

DT서비스그룹 이수진 그룹장은 “디지털 전환이라는 시대적 흐름에 따른 애자일한 업무를 수행하기 위해서는 일하는 환경과 일하는 방식의 변화가 필요합니다.”라며 스마트오피스 추진 배경을 설명했다.

 

이수진 그룹장은 김선길 DT센터장과 함께 추진 계획을 세우고 의사결정권자들의 공감을 이끌어내며, 한 달 만에 인사팀과 레이아웃을 완성했다. 실제 공사 기간은 3주가 걸렸으며, 공사 기간 동안 임직원들은 재택근무와 본사 회의실을 이용한 탄력근무를 실시했다.

▲ 4인용 소형 회의석

 

기존 업무를 처리하면서 발 품을 팔아 시장조사를 하고 하나씩 스마트오피스를 준비하는 과정이 만만치 않았지만, 이수진 그룹장은 직원들이 삼삼오오 모여 온라인교육을 함께 듣기도 하고 밝은 분위기에서 일하는 모습을 보면 마음이 뿌듯하다고. “처음에는 자기 일에만 열중하고 소통을 잘 하지 않는 구성원들이 과연 변할까? 걱정이 된 것도 사실이예요. 막상 환경이 바뀌니까 잘 적응하고 지금은 환하게 인사 나누면서 커뮤니케이션하는 모습을 자주 볼 수 있습니다.”

 

▲ 클라우드컨설팅그룹 박덕규 프로

#업무 생산성 제고와 유연한 조직 문화 기대

전체 업무공간은 업무 집중도를 높일 수 있도록 업무공간, 협업공간, 휴식공간 세 가지로 구성했다. 먼저 업무공간은 접근성이 좋은 중심부에 소통을 위한 오픈형을 두고 벽면에 파티션을 활용해서 업무몰입을 할 수 있는 개인형을 마련했다.

 

협업공간은 창가에 12인용 대형 회의실과 4인용 소형 회의석을 배치했다. 회의실은 내부가 보이도록 유리형 벽면을 설치하고 필요시 시선을 차단할 수 있는 장치와 대형모니터도 설치했다.

 

또 휴식공간은 시스템 소파와 바 테이블을 도로변 창가에 배치해 직원들의 휴게와 소통, 업무 등 다양한 공간으로 활용할 수 있도록 유도했다. 눈이 편한 조명색상을 정하고 라인조명과 펜던트조명 등을 설치해 편안하고 스타일리시한 분위기도 연출했다. “이 같은 업무공간을 통해 TF, 협업, 애자일 방식의 업무에 민첩하게 대응하고, 불필요한 회의를 줄이는 등 업무방식의 효율화와 간소화를 기대하고 있습니다.”

 

▲ 12인용 대형 회의실

자율좌석제가 정착되면 수평적이고 창의적인 새로운 조직문화도 자리잡을 것으로 기대된다.

 

이수진 그룹장은 “부서 사이에 상이한 업무를 수행하다 보면 전체 조직에 관심이 부족해 지고 자칫 보수적이고 경직된 조직이 될 수 있습니다. 유연하고 자율적인 업무공간은 창의적인 업무 수행 환경을 마련해 주고, 협업과 시너지를 낼 수 있는 생산적인 업무공간으로 활용되기 쉽습니다.”라고 설명했다.

 

#폰리스 · 페이퍼리스, 공간 최적화와 비용 절감 효과

▲ 폰부스

스마트오피스에는 폰리스(Phoneless)와 페이퍼리스(Paperless) 환경도 조성했다. 자율좌석제를 도입하면서 기존의 유선전화기를 없애고 개인핸드폰으로 착신전환해서 통화 수신하도록 하였으며, 발신은 폰부스에 마련된 고정전화기를 이용하도록 했다.

 

또 복합기는 설치했지만 문서는 되도록 온라인으로 공유하고 모니터를 통해 확인하면서 회의가 이뤄지도록 했다. 이에 따라 세단기를 설치 하지 않아 개인정보 등 민감한 내용은 최대한 프린트아웃을 하지 않도록 유도하고 있다. 종이 사용은 10분의 1 수준으로 줄었고 장기적으로 자원 절약과 비용 절감 효과가 나타날 것으로 기대된다.

 

“개인 문서를 줄이면서 개인서랍을 없애고 사무실 입구에 마련된 개인사물함을 배정해 노트북과 최소한의 개인 물품만 보관하도록 안내 중입니다. 버림은 공간을 확보하는 것이라는 말처럼 버릴 것을 버렸더니 더 많은 공간을 사용할 수 있게 됐어요.“

 

실제 40명 직원이 사용하는 오피스에는 프로젝트룸으로 사용하는 고정 10석을 포함해 50석의 자리가 마련됐다. 특히 4인용 쇼파의 경우 휴식공간 겸 간이 회의공간으로 활용도가 높아 다른 층 직원들도 자주 이용한다. 공간 사용 면적을 최적화 하자 공간 효율성이 높아진 것이다.

 

한편 탕비실 정리정돈은 조직규모를 고려해 담당자와 스케쥴을 정해 운영 중이다. “환경이 깨끗하게 정돈되면서 특별히 유지관리를 할 필요가 없을 만큼 이용자들이 자발적으로 청결하게 이용하고 있어요.”

 

#인재 유치에도 기여 (feat. 스마트오피스 이용자 후기)

▲ DT 서비스그룹 노진희 프로

스마트오피스 운영에 들어간지 한 달 여가 지난 결과 이용자들의 호응은 뜨겁다.

 

DT서비스그룹에서 인공지능과 데이터분석을 맡고 있는 노진희 프로는 5월에 입사했을 때는 다른 팀과 대화할 접점이 적어 도움을 요청할 때 어려움을 느끼기도 했다고. “높던 파티션이 사라지고 분위기가 자유로워지면서 다른 구성원들과 대화할 기회도 많이 늘었어요. 회의할 때 쫓기지 않아도 되고요. 저는 책상 높이를 자유자재로 움직일 수 있는 모션데스크가 좋아서 자주 이용하는 편인데요. 자세도 편하고 아이디어도 많아진 것 같아요.”

 

클라우드컨설팅그룹에서 SaaS서비스 개발을 맡고 하는 박덕규 프로는 처음에는 개인형 업무공간에만 모니터가 설치되어서 이용자들의 몰림 현상이 있었는데 1주일 정도 모니터링 후 오픈형 테이블에도 모니터가 추가 설치되었다고 전했다. “스마트오피스 전환 후 자유롭게 이동하면서 업무적으로 협의해야 할 사람 옆에서 함께 작업할 수 있어서 효율적이에요.”

 

이수진 그룹장은 신규 입사자가 있으면 하루 정도 옆에 앉아 일과를 보낸다. 신규 입사자가 새로운 조직에 낯설어 할 수 있는데 이 그룹장을 찾아오는 조직원들과 서로 인사 나눌 수 있도록 소개하기도 한다.

 

요즘처럼 기업마다 MZ세대들의 이탈율이 심한 상황에서 스마트오피스는 인재 유치와 MZ세대 락인 요인에 대한 아이디어를 제공한다. 이수진 그룹장은 “일하고 싶은 공간과 구성원 세대 사이에 자유롭게 교류하고 소통할 수 있는 조직문화는 인재 유치에 필수 조건이 됐습니다. 구성원들의 소속감과 자부심, 애사심도 높일 수 있고요.” 라고 평가했다.

 

#신기술추진실, 스마트오피스 솔루션 개발 및 사업화 모색

▲ 터치스크린 방식의 좌석예약시스템과 좌석 QR

신기술추진실은 신기술과 관련된 기술을 연구하고 요소기술 기반의 활용서비스를 개발하는 부서로 관계사에 어떤 기술을 어떻게 적용하고 어떤 서비스를 제공할지를 고민한다. 현재는 빅데이터 분석과 AI/ML기반의 서비스 개발에 집중하고 있다. 또한, 클라우드, 전기차 등 회사의 미래 먹거리를 위한 신사업을 인큐베이팅하는 역할도 담당한다.

 

운영에 들어간 스마트오피스는 신기술추진실의 업무공간 뿐만 아니라 신규 사업 테스트베드로도 활용되고 있다. 내부 개발인력을 활용해서 자체개발한 좌석예약시스템은 이용자들의 피드백을 받아 좌석 고유 QR과 구성원을 쉽게 찾을 수 있는 좌석 예약자 명단을 추가해 시스템을 신속하게 개선할 수 있었다.

 

이수진 그룹장은 “스마트오피스 구축 경험과 노하우를 쌓아가고 있습니다. 자체개발한 좌석예약시스템에 출입관리시스템, 외부 보안 솔루션을 묶어 패키지화해 상품성을 키워 나갈 계획입니다.”라고 밝혔다. 추후 출입카드 대신 안면인식을 적용하는 방안도 고려 중이다.

 

▲ DT서비스그룹 이수진 그룹장

박사 학위 취득 후 DB Inc.에 경력 공채로 입사한지 17년 차인 이수진 그룹장은 누구보다 회사와 후배들을 아끼는 마음이 크다. 개인사물함 배정에 불편과 불평이 없도록 온라인 사다리게임으로 배정할 만큼 세심하다. 김선길 센터장도 신입사원으로 입사한 25년지기 DB인이다. 스마트오피스를 준비하며 직접 나사를 조이고 사무설비를 조립했다는 후문이다.

 

이들은 후배들이 더 나은 환경에서 즐겁게 일할 수 있는 환경을 만들기 위해 여전히 고심 중이다. 이수진 그룹장은 “다양한 서적과 최신 매거진을 볼 수 있는 라이브러리를 마련하지 못하고, 층고가 충분하지 않아 카페테리아 설비나 행잉 의자 등을 설치하지 못했다.”라며 아쉬워했다.

 

DB Inc.는 이용자 피드백을 반영해 시설과 운영 방식을 보강할 계획이다. 생각 보다 방음 효과가 뛰어나고 이용율이 높은 4인용 소형 회의석을 추가로 마련하고, 2023년에는 경영계획에 반영해 다른 층으로도 스마트오피스를 순차적으로 확대해 나갈 예정이다.

 

코로나19, 언택트 기술의 발달 등으로 비대면, 원격 근무가 중요해진 상황에서, 많은 기대와 이용자들의 뜨거운 호응 속에 첫발을 내딛은 DB Inc.의 스마트오피스가 업무 효율을 향상하고 직원의 만족도 제고, 조직문화의 변화를 이끌어낼 수 있는 스마트워크의 초석이 되기를 기대한다.