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종이가 사라진다, DB Inc.의 ‘페이퍼리스’ 시스템

국내 금융권에서 종이 사용을 줄이는 ‘페이퍼리스(PaperLess)’ 운동이 활발하다. 인터넷 뱅킹과 비대면 거래가 일상화하면서 종이문서의 필요성이 줄어든 데다, 고객 입장에서도 통장개설과 상품가입 때 서명 절차 등이 간단해져 불편이 줄어든다. 금융회사 입장에서도 불필요한 서류를 없애 업무 효율을 개선할 수 있고, 자원 소모를 줄일 수 있다. 또 각종 데이터 축적이 쉬워지면서 빅데이터 활용도를 높일 수 있을 뿐만 아니라, 카카오페이와 같은 신금융 서비스에 대한 견제 목적도 있다.

 

 

 


종이

 

종이 1톤 위해 30년생 나무 17그루 벌목

 

종이문서는 특유의 간편함과 오프라인 활용의 이점이 있는 반면 색인 시스템을 사용하지 않고는 검색이 힘들다는 단점이 있다. 또 나무에서 얻은 펄프를 원재료로 만드는 종이는 원료를 채취해 생산하고 사용하고 버리는 과정에서 환경에 영향을 미친다. 종이 1톤을 만드는데 30년생 나무 17그루가 사용된다.

 

해마다 은행권에서만 1억 장의 종이문서가 출력된다. 박스에 넣으면 7만 3천 박스, 이것을 저장하기 위해서는 다시 600평 규모의 문서고가 필요하다. 우리나라 기업과 금융기관에서 각종 종이문서와 서류를 보관하는 데에만 연간 1조 원 이상을 지불하는 것으로 추정된다. 한국인터넷진흥원에 따르면 우리나라의 전자문서 활용률은 평균 57.3%, 의료분야의 전자문서 활용률은 더 낮은 38.2% 수준에 머물러 있다.

 

 

 

 

 

페이퍼리스

 

코로나19, 생활 속 페이퍼리스 가속화

 

사무실에서 업무 효율과 자원 낭비를 줄이는 것에서 시작된 페이퍼리스는 비용 감소 효과와 함께 디지털 기기가 나날이 발전하면서 여러 분야로 확산됐다. 여기에 코로나19 상황은 생활 속 페이퍼리스 확산을 더욱 가속화 시켰다. 학교와 기업, 공공기관에서 비대면 활동이 보편화되면서 종이문서 보다는 디지털 문서 작업이 압도적으로 늘었기 때문이다.

 

가장 발 빠른 곳은 공공기관이다. 회의 때마다 준비하던 종이 자료를 없애고 태블릿을 활용해 페이퍼리스 회의를 한다. 병원에서는 환자의 의무기록, 영상자료 사본 발급을 신청할 때 종이 대신 모니터에서 터치하고 서명하는 전자 시스템을 사용한다. 환자 의료 차트도 종이문서에서 태블릿으로 교체했다. 카페를 중심으로 먼저 도입된 모바일 영수증 서비스는 서점, 대형마트로도 확산되고 있다. 학교에서는 원격수업이 보편화되면서 디지털 교과서를 내려 받은 건수가 3배 이상 늘었다. 종이서류나 인감 없이 디지털 기기로 부동산 계약을 체결할 수 있는 부동산 전자계약 시스템 역시 전국으로 확대 시행 중이다. 관광업계에서는 페이퍼리스 숙박을 구현했다. 종이에 작성했던 숙박카드를 디지털 문서로 변환하여 태블릿 화면에 담아냈다.

 

 

정책

 

종이 없는 사회 실현 촉진

 

페이퍼리스 전환을 위한 정책적 뒷받침도 이어지고 있다. 2020년 12월 10일부터 시행된 ‘전자문서 및 전자거래 기본법’은 전자문서가 법적 효력이 있음을 명시하고, 종이문서가 아닌 전자문서도 일정한 요건을 갖추면 서면으로 볼 수 있게 했다. 종이문서를 스캔 해 변환한 전자문서를 공인전자문서센터에 보관하는 경우, 해당 종이문서를 폐기할 수 있게 했고, 공인전자문서중계자 진입 요건을 완화해 신기술을 갖춘 혁신 중소기업들도 시장 진입을 할 수 있게 했다.

과학기술정보통신부는 종이 없는 사회 실현을 촉진시켜 ‘2050 탄소중립’ 목표 달성에도 큰 기여를 할 것으로 예상한다. 2023년까지 종이문서 보관량 52억장과 유통량 43억장을 감소해 1.1조원의 비용을 절감하고 2.1조원 규모의 전자문서 신규시장 창출을 기대하고 있다.

 





과제

 

디지털 정보 격차, 정보보안 우려

 

반면 종이문서를 전자문서로 대체하는 과정에서 고령자나 저소득층 등 디지털 기기에 익숙하지 않은 이용자들이 소외될 수 있는 문제는 해결해야 할 숙제로 남아 있다. 2019년 기준 정보 취약계층의 디지털 정보화 수준은 국민 평균의 약 70% 수준에 머물러 있다. 디지털 소외계층의 디지털 정보 격차 문제를 항상 고려하고 이를 개선하기 위한 노력이 병행되어야 한다.

 

또 쉽게 정보에 접근하는 과정에서 생길 수 있는 정보보안 우려도 제기된다. 많은 문서가 전자문서의 형태로 온라인에서 활용되는 데다 간소화된 절차 속에 보안에 빈틈이 생겨 관련 범죄와 피해가 늘어날 수 있기 때문이다. 전자문서의 처리와 보관 상황을 항시 파악하고 확실한 관리 책임이 이루어져야 한다.



 

 

금융권

 

페이퍼리스 운동 활발

 

금융계 전반에서도 종이 사용을 줄이려는 움직임이 활발하다. 모바일 뱅킹 등 비대면 거래가 이미 일상화돼 종이문서의 필요성이 줄었고 고객도 절차가 간소화 돼 편리하다는 장점도 있다. 금융권의 페이퍼리스 정책은 고객 대상 금융업무와 사내 업무의 전 과정에서 종이 사용을 최소화하는 것을 목표로 한다.

 

이를 위해 은행 업무에서 발생하는 종이문서를 없애고 고객이 종이문서를 출력하지 않아도 업무를 볼 수 있도록 하는 디지털화 작업에 속도를 내고 있다. 고객 대면 영업이 진행되는 영업점에서도 페이퍼리스 운동을 전개 중이다. 디지털 프로세스를 적극 활용해 고객 작성 및 제출 문서 출력, 내부 결재를 위한 문서 출력을 줄여 나가고 있다. 또 통장 없이도 예금 지급 등의 거래를 할 수 있는 ‘무통장 거래’ 확산에도 힘 쏟고 있다.

 

 


 


디지털 혁신

 

DB Inc.의 페이퍼리스 시스템 구축사업

 

금융권의 페이퍼리스 운동은 단순히 ‘ESG 강화’를 위한 수단을 넘어 디지털 혁신을 앞당기는 핵심 전략으로 활용되고 있다. 종이문서를 활용하던 업무에 태블릿 등 디지털 기기를 도입하면, 기존 시스템보다 고객응대와 부대업무 시간을 20%, 문서관리비용을 80% 수준까지 절감할 수 있다.

DB Inc.가 추진 중인 수협중앙회의 상호금융 페이퍼리스 시스템 구축 사업이 대표적이다. DB Inc.는 전자문서와 전자서명 등 IT기술을 활용해 수협중앙회의 디지털창구와 전자문서관리시스템을 개발하고, 영업점 방문이 어려운 고객이 태블릿을 활용해 업무를 진행할 수 있도록 여신 태블릿 브랜치 기능도 개발 중이다. 영업점 창구의 종이 서식을 태블릿 모니터로 대체하고 창구에서 처리된 서식은 금융결제원의 인증을 받은 뒤 전자문서관리시스템에 안전하게 보관한다. DB Inc.는 이미 2020년 수협은행의 페이퍼리스 시스템 구축사업을 성공적으로 완료한 바 있으며, 최근 제2금융권으로 확산되고 있는 페이퍼리스 운동에서 다양한 사업 기회를 만들어 나가고 있다.