인맥관리의 기술, 올 어바웃 명함! 명함관리 방법부터 에티켓까지

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인맥관린의 기술

올 어바웃 명함!

By동대리

안녕하세요. 동동이입니다. ^^ 요즘은 신입사원들이 이제 막 사회에 첫발을 내딛는 시기죠! 사회생활을 시작하면서 갖게 되는 것 중 하나가 바로 자기 자신의 명함이에요. 저 동동이도 제 이름과 팀이 새겨진 첫 명함을 받아봤을 때의 설렘과 뿌듯함은 지금도 잊을 수가 없어요!

명함만 잘 관리해도 성공한 인맥관리를 할 수 있다는 말이 있을 정도로 직장인들에게 명함관리는 중요한데요. 오늘은 동동이가 직장인이라면 꼭 알아야 하는 명함 에티켓과 정리하는 방법과 팁을 알려 드릴게요! ^^

직장인의 매너 명함 에티켓

사회생활을 하다 보면 때때로 업무나 미팅을 할 때, 하루에도 몇 번씩 명함을 교환하는 일이 생기곤 하죠. 이때 지켜야 할 명함 에티켓이 있는데요, 미리 알아둔다면 상대방에게 실례를 범하지 않고 매너 좋은 인상을 남길 수 있어요. 그럼 지금부터 명함을 교환할 때 지켜야 할 직장인 매너를 살펴볼게요.

1) 명함은 직급 순 서열이 낮은 사람이 먼저!

명함은 서열이 낮은 사람이 높은 사람에게 먼저 건네야 합니다. 하지만 다른 회사에 방문하게 되었다면 지위와 관계없이 방문한 사람이 먼저 건네는 것이 좋아요.

2) 자신의 명함을 상대방에게 건넬 때

상대방에게 명함을 건넬 때는 일어서서 두 손으로 건네야 해요. 한 손으로 건넬 때는 왼손이 오른손을 받치는 자세여야 하며 받는 사람이 명함을 읽기 편하도록 글자가 보이는 상태로 건넵니다. 이때 눈을 맞추며 자신의 이름과 소속을 밝히는 것이 좋아요.

3) 상대방에게 명함을 받게 될 때

상대방에게 명함을 받을 때는 서열의 높고 낮음에 관계없이 일어서서 받는 것이 예의입니다. 명함을 동시에 주고받을 때는 오른손으로 주고 왼손으로 받도록 하며 자신의 손가락이 상대방 명함의 이름을 가리지 않도록 받습니다. 이때 상대방의 이름과 직급을 나지막하게 말하는 것도 좋은 방법이에요. 명함을 받은 후에는 바로 주머니나 명함지갑에 넣는 것이 아닌, 내용을 살펴보고 테이블 하단에 올려두었다가 업무가 끝난 후 일어날 때 명함 지갑에 넣도록 해주세요.

이 밖에도 직장인에게 명함은 또 다른 자신이라고 할 만큼 많은 정보를 갖고 있으므로 알고 있으면 좋은 팁이 있는데요. 상대에게 자기 자신을 인지시키기 위한 자리에서 명함을 챙겨 가지 않았다면 매우 곤란하겠죠? 비즈니스 미팅을 참석할 때에는 꼭 자신의 명함을 건넬 수 있도록 미리 다이어리나 지갑에 넉넉히 준비하는 습관을 갖는 것을 추천해 드려요.

또한, 때로는 규모가 있는 미팅에서 단체로 인사를 하고 명함을 나눠 갖게 되면 누가 누구인지 헷갈리기도 하고 명함에 사진이 있지 않은 이상 명함 주인을 기억해 내는 일도 쉽지 않아요. 이럴 때는 명함 주인과의 미팅 내용, 날짜, 상대방을 떠올릴 수 있는 인상착의 등을 명함에 메모하면 쉽게 기억해 낼 수 있어요.

나중에 그 사람을 다시 만나게 되었을 때 어떤 업무로 만났는지 어떤 대화를 나눴는지 금방 알 수 있어요. 그리고 상대 역시 자신을 기억해 주는 업무 파트너에게 신뢰와 호감을 느끼게 될 거예요. 하지만 상대 앞에서 명함에 메모를 하는 것은 자칫 실례가 되는 일이므로 따로 시간을 내어 간략하게 적어 주는 것이 좋겠습니다. ^^

직장 생활의 노하우 꿀 Tip! 똑똑한 명함 관리법

업무 미팅을 하며 주고받은 명함은 제때 정리하지 않으면 금세 쌓이게 되고 책상 서랍 또는 가방이나 다이어리 등등 이곳 저곳에 내버려 두는 경우가 발생하기도 하죠. 혹시 서랍 깊숙한 곳에 언제 받았는지 기억도 나지 않는 명함들을 발견하는 경험은 없으셨나요? 동동이의 경우 명함을 잘 관리하지 않게 되면, 쉽게 분실되거나 정말 필요할 때는 찾을 수 없는 상황이 발생하더라구요. 동동이와 같은 경험을 하지 않도록 똑똑한 명함 관리법을 알아두고 활용하면 좋겠죠?

1) 아날로그 방식의 명함 수집 ‘명함홀더’

명함 관리를 떠올리면 가장 먼저 떠오르는 것이 명함홀더가 아닐까요 싶어요. 그만큼 명함홀더는 오래 사용되었고 또 쉽게 정리하고 관리할 수 있어 특히 부장님들 세대에서는 많이 사용하시는 것을 볼 수 있어요. 잠시 부장님의 명함홀더를 살펴보았는데요, 연륜만큼이나 빼곡한 명함들의 숫자에 놀라지 않을 수 없네요!

(사진 출처 : 양지사 명함꽂이)

인맥관리의 베테랑답게 부장님은 수백 장의 명함을 ㄱ, ㄴ, ㄷ 순으로 정리하신 것을 알 수 있어요. 아날로그 방식이기는 하지만, 종이로 된 명함을 관리하기에 이만한 방법도 없는 것 같아요! 특히 명함을 받는 즉시 이름이나 거래처별로 분류해 끼워놓기만 하면 되기 때문에 간단함과 편리성을 장점으로 꼽을 수 있답니다.

하지만 이 방법은 인맥이 늘어남에 따라 명함홀더 역시 많은 부피를 차지하게 되고, 특정 인물을 찾을 때는 오랜 시간이 걸린다는 아쉬운 점도 있어요.

2) 꼼꼼하게 정리하자 ‘엑셀폼’ 활용하기!

명함홀더의 부피의 문제점을 해소할 수 있는 방법의 하나가 바로 엑셀폼을 활용하는 것이에요. 동동이 주변에는 주로 꼼꼼한 성격을 갖은 분들이 활용하는 방법인데요. 이 방법은 이름, 회사명, 직급, 전화번호, 이메일 등을 서식으로 만들어 정리하는 거예요. 아래와 같이 명함을 받으면 워드 또는 엑셀에 기재하는 방법으로 본인이 직접 만들어서 사용할 수도 있고, 인터넷으로 다운받을 수도 있어요. 예스폼 또는 비즈폼과 같은 서식 제공 전문사이트를 이용한다면 서식을 직접 만들지 않아도 사용할 수 있어요.

(명함 관리 사진출처 : 예스폼)

엑셀로 명함을 관리하게 될 때 장점은 카테고리를 따라 구분하기가 쉽고 명함 홀더와는 달리 특정 인물을 빠르게 찾아야 할 때 검색이 쉽다는 점이에요. 하지만 명함을 받을 때마다 일일이 수기로 엑셀에 옮겨 적어야 하는 번거로움이 있어요.

3) 찍기만 하면 정리 끝! ‘스마트폰 애플리케이션’

요즘 현대인들이라면 누구나 가지고 있는 스마트폰으로도 명함을 관리할 수 있어요. 다양한 명함관리 애플리케이션이 존재하는데요, 대부분 애플리케이션은 페이스북이나 네이버, 구글과도 연동할 수 있어 꼭 PC를 사용하지 않아도 되기 때문에 장소에 구애받지 않고 스마트폰만 있다면 편리하게 사용할 수 있어요.

스마트폰으로 어플리케이션을 활성화한 후에 명함을 카메라로 촬영하면 되는데요, 명함의 글자들은 자동으로 판독 후 저장이 되기 때문에 수기로 작성하지 않아도 되는 편리함이 돋보여요! 등록된 명함은 문자나 카카오톡, SNS 메신저를 통해 전송하거나 편집하기, 내용추가도 가능해요. 여러 장점을 가진 명함관리 애플리케이션의 단점은 문자판독의 오류인데요, 높은 정확도를 보이긴 하지만 완벽한 기술 발전이 있기 전까지는 잘못 기재된 내용은 없나 확인 및 검토가 이루어져야 한답니다.

(스마트폰 명함관리 어플 ‘리멤버’)

(스마트폰 명함관리 어플 ‘이플’)

오늘은 동동이와 함께 다양하고 효율적인 명함에 대한 팁과 예절 그리고 명함 관리 방법을 알아보았는데요. 명함 관리 방법에 정답은 없어요. 자기 자신에게 맞는 편한 방법을 선택하여 관리해주시면 사회생활에 큰 도움이 될 거로 생각해요.

또한, 명함 에티켓에 대해서도 알아봤으니 앞으로는 명함을 주고받을 때에 예의를 갖춰 좋은 인상을 남겨보는 것도 좋겠죠? 이번 기회에 명함으로 직장생활 인맥관리의 달인이 되어 보는 건 어떨까요? ^^