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원가 경쟁력 높이는 구매의 기술, DB Inc. 구매팀

기업은 치열한 경쟁 환경에서 생존하기 위해 직·간접 비용 발생 요인을 분석하고 최소화하기 위해 항상 노력하고 있다. 기업 운영을 위해 벌어지는 다양한 활동 중 구매는 내·외부에서 발생하는 비용에 직접적인 영향이 커 최우선 혁신 대상이 되곤 한다. 글로벌 경쟁력을 가진 구매 선진 기업들은 ‘전략구매’를 성공적으로 실행하기 위해 수요발생부터 지불까지 전체 프로세스를 전사 차원에서 표준화하고 있다. DB Inc. 구매팀을 찾아 최근 전략구매 동향과 구매 혁신 노력에 대해 들어봤다.

 

 

원가절감과 동반성장의 시작점, 구매

원부재료 구매가 중심이 되는 제조업종과 달리 금융 및 보험 업종에서는 최적화된 기업 활동을 위해 필요한 소모성자재(MRO, Maintenance(유지), Repair(보수), Operation(운영))와 용역·서비스까지 중요한 구매 대상에 포함된다.

 

구매는 기업이 직접적으로 매출을 올리는데 필요한 자재나 부품을 사는 것 이상의 의미를 가진다. 치열한 경쟁으로 레드오션이 가득한 환경에서 기업이 차별화된 제품이나 서비스를 제공하여 수익을 내기는 점점 어려워지고 있다. 결국 제품이나 서비스에 들어가는 원가를 줄여 차익을 남기는 것이 필요한데, 이때 원가절감의 중심이 되는 부서 중에 하나가 구매팀이다.

 

구매팀은 회사를 대표하는 얼굴이 되기도 한다. 구매팀은 협력사와 공생을 고려하여 납기일이나 입금일, 제품 단가 등을 조정해 주기도 한다. 기업에서는 구매팀을 대상으로 자체 감사를 통해 하청업체를 향한 갑질이 없는지, 선물 요구가 없는지 상생 협력 현장을 점검한다. 구매팀을 동반성장팀, 상생경영팀으로 부르기도 하는 이유다.

 

기업의 구매 프로세스는 일반적으로 다음의 7단계를 거친다.

  1단계 구매할 물품의 사양을 확인하고 수량을 확정한다.

  2단계 납품 업체에 견적서를 요청한다. 필요하다면 설치 지원이나 무상 AS 등을 포함하도록 요청한다.

  3단계 견적서를 접수 받아 비교 검토하고 최대한 협상 후 검토 보고서를 작성한다. 납품 업체가 최종 확정되면 납기일을 확인한다.

  4단계 구매 품의서를 작성한다.

  5단계 구매 발주를 한다. 필요할 때는 사전 미팅을 갖고 납기 일자와 설치 지원, 백업 지원 등을 협의한다.

  6단계 구매 물품을 납품 받고 검수한 후 이상이 없으면 검수 확인서에 사인한다.

  7단계 세금계산서를 처리하고 비용을 지불한다.

 

 

사업 초기부터 밀착 지원하는 구매팀

DB Inc.는 시스템 구축에서 운영까지 통합된 IT서비스를 제공하는 종합 IT서비스 기업이다. IT 하드웨어 장비는 물론 소프트웨어, 인력과 용역 서비스까지 구매 대상이 다양하다. 구매팀은 주로 사업 부서가 수주한 사업에 필요한 물품을 구매하여 고객사에 납품하는 역할을 맡는다. 고객사의 발주 건이기 때문에 지정된 범위 안에서 좋은 가격 조건을 찾아 안정적인 공급이 가능한 물품을 구매해야 한다.

 

구매팀은 지원 부서로서, 입찰 저가를 낼 수 밖에 없는 사업 부서가 수주를 잘 하도록 긴밀하게 협업한다. 조은성 과장은 “고객사가 영업 단계에서 수주 원가를 낮출 수 있도록 사업 초기부터 지원한다”고 소개한다. 그렇지 않으면 조정폭이 좁은 마지막 계약 단계에 이르러서 원가절감 요구를 받게 되기 때문이다. 조 과장은 “전체 사업비에서 구매를 싸게 하면 회사 차원에서는 원가 경쟁력을 높이는 결과가 된다”고 강조한다.

 

이를 위해 구매팀은 원가절감을 우선으로 사업 초기 사전 지원할 때부터 원가를 산출해 접근한다. 또 구매 실적을 집계해 중장기 구매 전략을 수립하고 조정한다. 현재 거래하는 협력사 벤더와 잠재 벤더 기업에 대한 체크 포인트를 설정하고, 우수 협력사를 선정해 육성 후 통합 구매로 원가를 절감한다. 연간 계획과 월별 분기별 수정 계획을 수립해 납기준수, 원가절감, 협력사와의 상생 등 KPI 달성을 위한 단기 및 중장기 구매 전략을 만들어간다.

 

 

시스템화 되고 투명해진 거래선 발굴과 관리

그렇다면 구매팀의 자산이라고 할 수 있는 협력사 벤더 발굴과 관리는 어떻게 할까? 예전에는 구매 프로세스에서 구매팀이 갑의 입장이라는 인식이 강했지만 지금은 협력 관계로 변화했다. 구매팀은 사업 부서에서 구매 요청을 받으면 이력 업체를 추천하거나, 다른 신규 업체를 찾아서 추천하기도 한다. 더러 적정 구매 가격을 산출해 사업 부서에 역으로 제시하는 경우도 있다.

 

구매 경쟁력을 높이기 위해 신규 협력사를 발굴하고 선정할 때는 TCO (Total Cost Optimization) 관점에서 Q-C-D(Quality, Cost, Delivery)를 충족시키는지 따진다. 납품 업체를 등록, 관리하고 평가 정보를 업데이트하는 박주연 대리는 “업체가 재무적으로 취약하다면 사전에 리스크 방지 차원에서 거절하고, 리스크 보완 방안을 마련해서 제안하기도 한다”고 밝혔다.

 

한편 구매 절차는 시스템적으로도 더욱 투명해 지고 있다. 박 대리는 “예전에는 사업 부서의 수주 자료를 보고 구매 계약을 추진했는데, 지금은 사업 초기부터 참여해 투명하게 구매 프로세스가 진행 될 수 있도록 시스템이 효율화 되었다”고 말한다.

 

 

구매 직무 역량과 자질은?

10년 차 구매 담당자 조은성 과장에게 구매 직무에서 좋은 성과를 내려면 어떤 역량과 자질이 필요한지 물었다.

 

“구매팀은 사내 부서, 외부 업체와 대화하고 협상하는 업무가 많습니다. 활발하고 소통과 협력 능력이 뛰어나다면 좋겠죠. 본질적으로는 논리적 사고와 설득력이 있어야 해요. 같은 물품이더라도 협상하기 나름이라 협상력을 높일 수 있는 지식을 갖추는 것도 후천적으로 필요합니다. 또 구매 과정에서 예상치 못한 상황과 사건 사고가 일어났을 때 상황 판단을 빠르게 할 수 있는 결단력도 필요하고요.”

 

사내 부서와도 활발하게 소통하고 협상한 덕인지, 조은성 과장은 인사팀에서 인생 반려자를 만나 한 회사에서 함께 일하고 있다.

 

 

 

 

구매 요청은 이렇게

구매팀 막내 박주연 대리에게 구매 요청을 할 때 주의해야 할 것이 무엇인지 물었다.

 

“마감에 임박해서 급하게 구매해 달라는 요청을 받기도 해요. 자칫 시간에 쫓겨 협상 기회를 잃게 될 수 있어요. 또 어렵게 구매처까지 모두 알아보고 결정한 후에 구매 요청을 하기도 하는데, 구매팀에는 이미 더 나은 협력사 벤더가 있는 경우가 많습니다. 구매 계획이 생겼을 때는 먼저 구매팀과 상의하면 충분한 도움을 받을 수 있어요”

 

박 대리는 재무팀으로 입사했다가 사내 공개모집에 지원해 구매팀으로 자리를 옮긴 케이스이다. "조금 더 활동적인 일을 해보고 싶어서 인트라넷에 사내 공채가 떴을 때 지원했습니다. 직원 각자 개인 프로젝트를 담당해야 해서 처음에는 부담감이 컸는데, 같은 이유로 성취감 또한 높습니다."

 

DB Inc. 구매팀 팀원들은 모두 PM 역할을 한다. 사업 부서와 함께 사업 초기부터 마지막까지 모두 처리하기 때문에 전체 구매 프로세스에 대한 이해도가 높고 보람도 크다. 2020년 사업 부서가 수주했던 대형 금융사 사업에서는 고객사가 요청한 천 줄짜리 구매 리스트와 예산을 놓고 픔목별로 업체들을 하나하나 검토하기도 했다. 성과를 이뤄낸 가장 큰 박수는 사업 전체를 담당한 부서의 몫이지만 이를 함께한 지원 부서의 마음도 뿌듯했다.

 

 

전략구매 패러다임의 변화

▲ 구매 마감현황을 확인하고 있는 구매팀

구매 담당자 사이에서 통용되는 ‘구매는 예술이다’는 말은 구매 업무가 본질적으로 복잡하고 어려운 일이라는 것을 잘 나타낸다. 김태우 팀장은 “아직 비효율적인 수작업과 종이 문서 비중이 큰 대부분 기업과 협력해야 하는 환경에서는 새로운 창의적인 발상과 스마트한 업무방식이 필요하다”고 강조한다.

 

구매팀은 구매 프로세스 혁신을 위해 전자구매시스템 'e-ProS'를 도입하고 구매 프로세스도 표준화 했다. '월마감현황판'을 만들어 매월 목표를 시각적으로 확인하면서 업무를 추진한다. 덕분에 매월 마감 후 곧바로 구매 실적을 파악하고 다음 구매 전략을 신속하게 세울 수 있다. 구매팀 구성원 개인도 본인이 지난 1년 동안 개선하고 싶었던 부분을 정하고 효율화 하기 위해 노력한다.

 

 

한편 최근 대외 환경의 변화도 구매프로세스에 반영하고자 노력하고 있다. 김 팀장은 “최근에는 비재무적인 요소도 기업 이미지에 기여하는데, 구매 업무에 어떻게 적용할지 동반성장 관점에서 고민하는 단계”라고 밝혔다.

 

코로나19 이후 환경을 보호하고 사회적 안전망을 더욱 견고히 만들기 위한 사회적 요구가 커지면서, 환경(Environment), 사회(Social), 지배구조(Governance)는 기업의 지속가능성을 달성하기 위한 핵심 요소로 중요하게 부상하고 있다. 구매 프로세스 역시 이를 반영하여 에너지 효율, 책임 있는 구매·조달, 공급망 관리, 기업윤리와 공정경쟁 등을 적극 반영하는 패러다임 전환이 일어나는 중이다. 그 동안 전략구매를 실천하고 구매 혁신을 이뤄온 구매팀의 업무 범위 역시 사회적 요구에 맞춰 더욱 넓고 촘촘해질 전망이다.